Microsoft Project: Tipos de Recursos

Neste artigo vamos explicar os tipos de recursos que o Microsoft Project permite aos gerentes de projetos e as equipes cadastrarem para posterior montagem do cronograma.

O Microsoft Project, foi apontado na última pesquisa PMSURVEY.ORG, por 75% das empresas como o software utilizado no gerenciamento de projetos. A prática de desenvolvimento do cronograma foi apontada por 89% das organizações pesquisadas, sendo que o item “Prazo” é o aspecto mais considerado nas diversas metodologias pesquisadas.

Dentre as funcionalidades mais importantes que um bom software para gerenciamento de projetos deve possuir,79% dos que responderam ao questionário, colocaram o cronograma como principal requisito.

A primeira versão do MS Project surgiu em 1984, ainda para o DOS e desde então mais nove versões surgiram. Hoje o MS Project é o software mais utilizado no mundo para Gerenciamento de Projetos. A última versão, 2013 (v15.0) apresenta uma melhora na confecção de relatórios e no que se refere ao compartilhamento de informações.

Ao acessarmos a guia exibição e posteriormente a planilha de recursos, o software nos apresenta uma tabela denominada Planilha de Recursos. Nesta planilha vamos detalhar todos os recursos necessários para completar e as tarefas do projeto até a entrega do produto ou serviço. Nosso foco está na coluna “Tipo”.

Após definir as tarefas, você irá atribuir os recursos as tarefas. O MS Project nos apresenta três tipos de recursos: Trabalho, Material e Custo.

Nos recursos do tipo “Trabalho” você deve incluir pessoas e equipamentos que serão utilizados durante o projeto. Basicamente vamos informar a disponibilidade e o custo destes recursos. Certifique-se de que a disponibilidade do recurso é para exercer atividades exclusivas do projeto. Caso você tenha um colaborador com uma jornada de 8 horas de trabalho, mas que estará disponível apenas 2 horas por dia para o seu projeto, você deve informar ao Project esta característica. Cada recurso pode ter seu próprio calendário.

Os recursos de trabalho podem ser identificados peno nome, pela função que desempenhará no projeto, por áreas ou tarefas comuns, máquinas e equipamentos. Cumpre ressaltar que pessoas equipamentos no MS Project são configurados da mesma maneira, embora a diferença esteja na alocação destes recursos em suas respectivas tarefas.

Na categoria “Custos” estarão todos os recursos aos quais você precisa prestar contas. Envolvem exemplos como: refeições, hospedagem, passagem aérea, e assim por diante. Os recursos desta categoria não impactam no trabalho e no agendamento das tarefas. Também não se aplicam a estes recursos uma taxa padrão ou custo. Estes valores serão atribuídos no momento em que você atribui-los as tarefas.

Os recursos tipo “Custo” permitem ao gerente do projeto, por exemplo identificar e agrupar os custos por categoria. Dentro do projeto, ajuda a identificar onde o projeto gasta mais e o que deve ser remanejado. Quando você seleciona o recurso tipo Custo, os únicos dados que você pode inserir no MS Project são as iniciais e a forma como os custos serão cobrados na tarefa, na coluna “Acumular”.

Os recursos materiais representam itens tangíveis no projeto. São artigos de consumo que você vai utilizar ao longo do projeto, para concretizar a entrega do produto ou serviço. Incluem nesta categoria: papel, tinta, argamassa, cimento, por exemplo.

Quando você determina que um recurso é do tipo “Material”, a coluna Unidade do Material é habilitada, e nesta coluna você informa ao MS Project a unidade de medida deste recurso. Por exemplo, o seu recurso material é argamassa e a Unidade Material é KG. Na coluna taxa padrão você vai informar o custo do KG da argamassa, neste caso aproximadamente R$ 2,25.

Uma dica interessante na atribuição dos recursos materiais as tarefas, é a inclusão de uma barra após a quantidade, para atrelar este recurso a quantidade de trabalho desta tarefa. Por exemplo, você cadastra o recurso gasolina, sendo que a unidade de medida é litros a uma taxa padrão de R$ 3.00. Sua tarefa compreende uma viagem de carro de 4 horas e é sabido que a cada hora o veículo da empresa consome 12 litros de gasolina. No formulário de tarefas você pode incluir o recurso gasolina e na coluna unidades inserir 12/h. O MS Project entende que a cada hora, são consumidos 12 litros de gasolina. Aumentando-se a duração, automaticamente aumenta-se o custo.

Criar recursos matérias é similar a criação de recursos do tipo “Trabalho”, a diferença é que os materiais não dependem do tempo disponível para atuar no projeto.

Por último, não é obrigatória a configuração dos recursos, e nem a atribuição dos mesmos as tarefas para utilizar o MS Project, porém a não inclusão destas informações poderá comprometer o seu desempenho no gerenciamento do projeto. Não é uma tarefa simples configurar recursos e atribuir os recursos, mas uma vez realizada esta tarefa, mais controle você e sua equipe terão sobre o projeto.

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